Tipy pro úspěšnou akci

O jakou akci se jedná a proč ji pořádáme

Nejprve si ujasněte o jakou akci se jedná a proč ji pořádáte. Pro koho je akce určena a kdo bude vašimi hosty?

Naplánujte termín akce

Kdy se má akce uskutečnit? Máme dost času na její přípravu? V jakém ročním období se akce koná - nemůže nám počasí připravit nepříjemné překvapení?

Místo konání akce

Výběr místa přizpůsobte ročnímu období, respektive počasí, které očekáváte. Pokud je pravděpodobnost mizerného počasí, mějte v záloze i mokrou variantu. Samozřejmě, že vaše nápady jsou nejoriginálnější, přesto se může stát, že někoho napadlo stejné místo konání akce. Ověřte si, že je termín volný a prostor si včas rezervujte. Vybrané místo by mělo být pro všechny pozvané dostupné. Myslete také na to, jak se z místa dostanete zpět, jestli je k dispozici noční spoj MHD, taxi či zda budou vaši hosté ochotni nepít a dělat řidiče. Vyberte místo dostatečně prostorné ale ne příliš. Pokud se vás sejde 10 ve Vladislavském sále, bude se cítit osaměle. Pokud má akce nějaké téma či styl, bylo by vhodné tomu přizpůsobit i místo konání akce. Nezapomeňte také na dostatečnou kapacitu parkoviště.

Téma akce

Téma akce je třeba přizpůsobit jejímu účelu, pozvaným hostům i termínu kdy bude pořádána. Téma a styl akce také napoví, jaký budeme připravovat program, jaká hudba či moderátor bude nejvhodnější i jak mají být hosté oblečeni tzv. Dress code. Starší hosté těžko ocení nejnovější technohity a omladina si u dechovky také moc nezatrsá. Téma akce vám pomůže se stylizací výzdoby místa i stylem oblečení podpůrného personálu.

Seznam hostů

Nezapomeňte si v předstihu připravit seznam hostů. Nezapomeňte na důležité osoby, rodinné příslušníky či obchodní partnery. Pokud to typ akce vyžaduje např. společenská večeře, nezapomeňte také na zasedací pořádek - to bývá velký oříšek.

Sesetavení realizačního týmu / personální zajištění
Každá akce má mít svého kormidelníka. Proto zvolte šéfa realizačního týmu. Ten má za úkol rozdělovat úkoly, kontrolovat jejich plnění a rozhodovat ve sporných otázkách. V žádném případě to ale neznamená, že bude ostatní prudit. Ostatní členové týmu by si měli naopak uvědomit, že šéf týmu není ten, kdo nakonec všechno oddře, když se na to ostatní vykašlou. Nezapomeňte podchytit organizaci a personální zajištění přímo při konání akce. Váš šéf se těžko smíří s tím, že bude v průběhu akce zaskakovat jako šatnářka či pikolík, a vy se také příliš nepobavíte, pokud budete stát za barem, nebo dělat osvětlovače. Nezapomeňte na šatnářky, uvaděčky, hostesky, tanečníky, obsluhu, DJ atp. Zvláštní důraz věnujte fotografovi a kameramanovi, pokud chcete mít kvalitní záznam z vaší akce. Ti opravdu dobří jsou často rezervováni mnoho měsíců dopředu. Také doporučuji si vyhledat reference a nejlépe si je nechat doporučit.

Rozpočet akce

Předem si stanovte rozpočet se kterým můžete pracovat. Dobré plánování a organizace znamená, že rozpočet nepřekročíte. Vždy si nechte alespoň malou rezervu na nepředvídatelné události. I přes veškeré plánování se vždy nějaká objeví.
Harmonogram příprav Stanovte si podrobný harmonogram příprav akce. S podrobným plánováním začněte co nejdříve, nezapomeňte že nejoblíbenější restaurace, moderátoři či dýdžejové mají své kalendáře obsazeny na mnoho měsíců dopředu. Pokud si nejste jisti jak budou jednotlivé kroky příprav trvat, nebo jaké jsou dodací lhůty, o nejdříve si své časové odhady ověřte u dodavatelů a harmonogram upřesněte. U dlouhodobějších úkolů se vyplatí stanovit průběžné kontrolní termíny. Šéf týmu by se neměl spokojit s odpovědí "jo jo, pracuju na tom "

Scénář akce

Připravte si podrobný scénář akce. Nezapomeňte, že akce nezačíná jejím odstartováním, ale již přípravami na místě. Abyste vše v klidu a úspěšně zvládli, jte třeba mít připravený scénář i na tyto poslední horečné přípravy. Kdy nás pustí do sálu? KDy přijede občerstvení, kdy si DJ postaví aparaturu a zpěvák udělá zvukovou zkoušku? Samotný průběh akce si rozplánujte ještě podrobněji. Jak na sebe budou jednotlivé body programu navazovat? Kdo u toho má být přítomen? Jaké rekvizity budu potřebovat? Není nic nepříjemnějšího, než v okamžiku vyhlašování vítězky Miss vesnice, nemůžete najít starostu, který má předávat korunku a právě si odskočil nakrmit králíky.

Vybavení / rekvizity / propagace

Z dobře vybraného tématického zaměření a pečlivě připraveného scénáře by vám měly tyto položky vpadnout tak nějak sami od sebe. Nezapomeňte že některé položky je třeba s dostatečným předstihem rezervovat, objednat, vyrobit, zaplatit zálohu atp. Pokud se jedná o akci v exponovaných termínech např. před vánočními svátky, nezapoměňte o své akci informovat co nejdříve a vhodnou formou.

Pozvánka / plakát na akci

Dobrá pozvánka či plakát musí samozřejmě zaujmout a navnadit, musí však také obsahovat praktické infromace jako datum, místo konání, téma, jaká to je akce, případně program či poviný kostým. Pokud je pro vás důležité znát přesný počet hostů např. kvůli množství občerstvení, nezapomeňte na pozvánku umístit tak zvané R.S.V.P. (répondez s'il vous plaît) čili Odpovězte prosím. Určete způsob jakým máte být o účasti infromování (kontaktní osoba, email, telefon) a termín do kdy potřebujete odpověď znát.

Dárky

Pokud chcete své hosty obdarovat nějakou milou drobností, nezapomeňte dárky včas vymyslet a objednat. Rádo se zapomíná i na to, v čem si hosté váš dárek odnesou. A věřte, že ze tří lahví archivního vína nesených v ruce, budou mít v podnapilém stavu, na náledí, v mrazivé noci 20. prosince radost jen chvíli.

Moderátor pro každou příležitost

Myslím, že každý už pochopil, že nejlepší moderátory najdete na našich stránkách www.muj-moderator.cz. Stačí v menu kliknout na VYBRAT MODERÁTORA a do filtru zadat požadované parametry a pak už si jen vybírat.

Nebojte se poradit

S organizací společenských akcí, firemních večírků, benefičních koncertů a dalších podobných akcí, máme dlouholeté zkušennosti. Rádi vám s organizací té vaší akce pomůžeme, ať už radou či skutkem. Nebote se nás kontaktovat na infoatmuj-moderator [dot] cz.

 

Tým Můj-moderátor.cz